Projektumfang
- Scope: DE, AT, CH, LUX, ES, FR und TR
- Struktur: rund 20 Gesellschaften
- Volumen: ca. EUR 250 Mio. Umsatzvolumen
- Ausgangsstruktur: historisch gewachsene, heterogene Finance-, Accounting-, Steuerberatungs-, Reporting- und Vorsystemlandschaft mit uneinheitlichen Konten-, Kostenstellen- und Auswertungslogiken
- Zielstruktur: konzernweit einheitliche KLR-, Kostenstellen-, Kostenträger- und Konsolidierungslogik als Grundlage für Management Reporting, Power BI, DWH und gruppenweite Steuerung
- Fokus: Kosten- und Leistungsrechnung, Konten- und Buchungslogiken, Kostenstellen, Kostenträger, vorbereitende Buchhaltung, Eingangsrechnungsprüfung, Konsolidierungskreise, Datenharmonisierung, historische Datenüberführung und Consolidation Readiness
Ausgangslage
Die Unternehmensgruppe war über mehrere Jahre stark gewachsen — sowohl organisch als auch durch Unternehmenszukäufe. Die Finance-Strukturen hatten mit dieser Entwicklung nur teilweise Schritt gehalten. Über mehrere Gesellschaften hinweg bestanden unterschiedliche Buchhaltungsprozesse, lokale Steuerberatungsstrukturen, uneinheitliche Kontenlogiken, verschiedene Vorsysteme und historisch gewachsene Reporting-Strukturen.
Eine einheitliche Kostenstellen- und Kostenträgerlogik existierte nicht durchgängig. Kosten, Erlöse, Kunden, Produkte und operative Leistungsbereiche konnten daher nur eingeschränkt gesellschaftsübergreifend ausgewertet und verglichen werden.
Die Unternehmenssteuerung war dadurch stark von Einzelinformationen, Erfahrungswerten und Liquiditätssituation geprägt. Für eine Gruppe dieser Größe reichte das nicht mehr aus — insbesondere mit Blick auf Bankenanforderungen, externe Stakeholder, Kostenoptimierung, Management Reporting sowie die erstmalige Konzernkonsolidierung und anschließende Konzernabschlussprüfung.
Komplexität
Die zentrale Herausforderung bestand darin, nicht nur eine Kosten- und Leistungsrechnung einzuführen, sondern die zugrunde liegende Finance-Datenstruktur über mehrere Gesellschaften hinweg neu zu ordnen.
Besonders anspruchsvoll waren:
- Vereinheitlichung von Konten-, Kostenstellen- und Kostenträgerlogiken über rund 20 Gesellschaften
- Abbildung unterschiedlicher Geschäftsmodelle, Kunden-, Produkt- und Leistungsstrukturen
- Harmonisierung von Buchhaltungsprozessen in einer heterogenen DATEV-basierten Ausgangsstruktur
- Einbindung vorbereitender Buchhaltungsprozesse, insbesondere Eingangsrechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe
- Abstimmung mit verschiedenen lokalen Finance-Funktionen und externen Steuerberatungen
- stufenweise Überführung einzelner Gesellschaften und Gesellschaftsgruppen statt Big-Bang-Ansatz
- Überführung historischer Daten in eine neue Steuerungs- und Auswertungslogik
- Definition verschiedener Konsolidierungskreise
- Vorbereitung einer erstmaligen Konzernkonsolidierung
- Bereitstellung strukturierter Daten für Power BI, DWH und Management Reporting
- Schaffung einer prüfungsfähigeren Datenbasis für die spätere Konzernabschlussprüfung
Umsetzung
Das Projekt wurde als gruppenweite Harmonisierung der finanziellen Steuerungs- und Konsolidierungslogik umgesetzt. Ziel war es, eine Struktur zu schaffen, mit der Gesellschaften, Kosten, Erlöse, Kunden, Produkte und operative Leistungsbereiche konsistent ausgewertet werden können.
Die Umsetzung erfolgte nicht als Big Bang, sondern gestuft nach Gesellschaften beziehungsweise Gesellschaftsgruppen. Dadurch konnten lokale Besonderheiten berücksichtigt, bestehende Prozesse analysiert und die neue Struktur kontrolliert eingeführt werden.
Ein zentraler Bestandteil war die Definition einer einheitlichen Kostenstellen- und Kostenträgerlogik. Die Struktur wurde so angelegt, dass nicht jede Gesellschaft zwingend alle Dimensionen nutzen musste, aber gruppenweit ein einheitliches Modell für Auswertung, Konsolidierung und Steuerung zur Verfügung stand.
Parallel wurden Konten- und Buchungslogiken harmonisiert, vorbereitende Buchhaltungsprozesse angepasst und die Erfassung von Kostenstellen und Kostenträgern bereits in vorgelagerten Prozessen verankert. Dadurch sollte die Datenqualität möglichst früh im Prozess verbessert werden — statt fehlerhafte oder unvollständige Zuordnungen später im Controlling korrigieren zu müssen.
Die KLR-Struktur wurde zunächst in DATEV umgesetzt und anschließend für Power BI, DWH-Strukturen und konsolidierte Management-Auswertungen nutzbar gemacht. Damit entstand eine belastbare Grundlage für konsolidierte Steuerung, Reporting, Budgetierung, Forecasting und spätere Konzernabschlussanforderungen.
Verantwortung & Beitrag
Mein Schwerpunkt lag auf der Initiierung, fachlichen Konzeption, Planung und Umsetzung des Projekts.
Dazu gehörten insbesondere:
- Initialisierung des Projekts zur konzernweiten Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung
- Entwicklung der Zielstruktur für Kostenstellen, Kostenträger, Kontenlogiken und Konsolidierungskreise
- Steuerung des stufenweisen Rollouts über Gesellschaften und Gesellschaftsgruppen hinweg
- Abstimmung mit internen Finance-Funktionen, lokalen Stakeholdern, externer Steuerberatung und Systemverantwortung
- Harmonisierung historisch gewachsener Buchhaltungs- und Reportingstrukturen
- Einbindung vorbereitender Buchhaltungsprozesse und Rechnungsfreigabeprozesse
- Strukturierung der Datengrundlage für Power BI, DWH und Management Reporting
- Vorbereitung der erstmaligen Konzernkonsolidierung und anschließenden Konzernabschlussprüfung
- Aufbau einer belastbaren Steuerungslogik für Kosten, Erlöse, Kunden, Produkte und Gesellschaften
- Übersetzung von Management-, Banken- und Prüfungsanforderungen in eine umsetzbare Finance-Struktur
Ergebnis & Wirkung
Das Projekt schuf die Grundlage für eine deutlich bessere finanzielle Steuerbarkeit der Gruppe.
Wesentliche Effekte waren:
- erstmalige gruppenweit einheitliche Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur
- deutlich bessere Vergleichbarkeit von Gesellschaften, Geschäftsbereichen, Kunden- und Produktstrukturen
- konsistentere Zuordnung von Kosten und Erlösen über mehrere Gesellschaften hinweg
- verbesserte Datenqualität durch frühere Erfassung relevanter Steuerungsinformationen in der vorbereitenden Buchhaltung
- belastbarere Grundlage für Management Reporting, Power BI, DWH und datengetriebene Entscheidungen
- Vorbereitung der erstmaligen Konzernkonsolidierung und anschließenden Konzernabschlussprüfung
- Definition verschiedener Konsolidierungskreise für interne und externe Steuerungszwecke
- bessere Transparenz über Kostenstruktur, Profitabilität und operative Leistungsbereiche
- stärkere Anschlussfähigkeit gegenüber Banken, Prüfungsgesellschaft, Steuerberatung und weiteren externen Stakeholdern
- Grundlage für gezieltere Kostenoptimierung, bessere Budgetierung und belastbarere Forecast-Prozesse
Die Wirkung lag damit nicht nur in der Einführung einer KLR, sondern vor allem in der Schaffung einer konsolidierungsfähigen, steuerbaren und stakeholderfähigen Finance-Struktur. Aus einer heterogenen, historisch gewachsenen Daten- und Prozesslandschaft entstand eine deutlich belastbarere Grundlage für Gruppensteuerung, Reporting, Prüfung und weiteres Wachstum.