Projektumfang
- Scope: 12 Länder / Regionen: DE, AT, CH, FR, IT, UK, TR, DK, SE, FI, NO und ZA
- Struktur: 18 Gesellschaften
- Volumen: ca. USD 500 Mio. Umsatzvolumen
- Ausgangsstruktur: dezentrale Controlling-, Reporting- und Planungsstrukturen mit unterschiedlichen lokalen Logiken, Excel-basierten Prozessen und heterogenen Datenquellen
- Zielstruktur: zentrale FP&A- und Performance-Management-Plattform auf Basis von TM1 mit Anbindung an Oracle ERP, Data Warehouse und operative Datenquellen
- Fokus: FP&A, Budgeting, Forecasting, Management Reporting, Actuals, Szenarien, KPI-Steuerung, operative Leistungskennzahlen, Data Warehouse Integration und zentrale Controlling-Governance
Ausgangslage
Die europäischen Ländergesellschaften arbeiteten mit unterschiedlichen Planungs-, Reporting- und Controlling-Strukturen. Forecasts, Budgets, Management Reports und operative Kennzahlen waren nur eingeschränkt vergleichbar, da lokale Datenquellen, Reportingformate und Planungslogiken historisch gewachsen waren.
Parallel zur Einführung eines Global Chart of Accounts und neuer Accounting-Strukturen sollte TM1 als zentrale Planungs-, Forecasting- und Reportingplattform ausgerollt werden. Die Ist-Daten wurden dabei aus Oracle ERP bereitgestellt, während Plan- und Forecast-Daten über standardisierte Templates in TM1 überführt und dort zentral verfügbar gemacht wurden.
Gleichzeitig wurden wesentliche Controlling- und FP&A-Funktionen aus den Ländergesellschaften in die UK-Muttergesellschaft zentralisiert. Lokale Gesellschaften lieferten weiterhin relevante Business-Inputs, während die gruppenweite Steuerung, Konsolidierung der Planung und Management-Sicht zunehmend zentral aufgebaut wurden.
Komplexität
Die zentrale Herausforderung bestand darin, TM1 nicht isoliert als Reporting-Tool einzuführen, sondern als integrierte FP&A- und Performance-Management-Plattform für eine internationale Gruppenstruktur.
Besonders anspruchsvoll waren:
- paralleler Rollout zur Einführung neuer Accounting-, Kontierungs- und Reportinglogiken
- Harmonisierung unterschiedlicher lokaler Planungs-, Forecast- und Reportingprozesse
- Zentralisierung wesentlicher FP&A- und Controlling-Funktionen in der UK-Muttergesellschaft
- Integration von Oracle-Istdaten, Excel-basierten Planungstemplates, Data-Warehouse-Strukturen und operativen Datenquellen
- Aufbau einheitlicher Dimensionen, Datenmodelle, Versionen und Szenarien für Actuals, Budget, Forecast und Management Adjustments
- Berücksichtigung lokaler Planungssichten bei gleichzeitiger Darstellung gruppenseitiger Management-Initiativen und Overlays
- Verbindung von Finanzdaten mit operativen KPIs aus Vertrieb, Call-Center-Strukturen und weiteren Fachbereichen
- Berechtigungs- und Zugriffskonzepte für lokale Gesellschaften, regionale Verantwortungsebenen und Senior Management
- Sicherstellung von Datenqualität, Mapping, Vergleichbarkeit und Akzeptanz im laufenden Planungs- und Reportingprozess
Ein besonderer Schwerpunkt lag darin, nicht nur Finanzdaten aus der Buchhaltung zu verarbeiten, sondern operative Treiber in die Steuerungslogik einzubinden. Dazu gehörten beispielsweise Vertriebs- und Pipeline-Daten, Call-Center-KPIs wie Calls per Hour oder Average Handling Time sowie Kosten- und Gehaltsdaten zur Ableitung belastbarer Produktivitäts-, Effizienz- und Profitabilitätskennzahlen.
Umsetzung
Das Projekt wurde als internationaler FP&A- und Performance-Management-Rollout umgesetzt. Ziel war nicht nur die Einführung einer neuen Software, sondern der Aufbau einer einheitlichen Steuerungsarchitektur für Planung, Forecasting, Reporting und Managemententscheidungen.
Die Umsetzung erfolgte entlang mehrerer Workstreams:
FP&A Operating Model
Zentralisierung wesentlicher Controlling- und FP&A-Prozesse in der UK-Muttergesellschaft. Definition neuer Rollen, Verantwortlichkeiten, Input-Prozesse und Abstimmungswege zwischen lokalen Gesellschaften, regionaler Steuerung und Gruppenfunktion.
TM1 Platform Rollout
Aufbau einer TM1-basierten Plattform für Actuals, Budget, Forecast, Reforecast, Szenarien und Management-Sichten. Standardisierte Templates ermöglichten die strukturierte Überführung von Plan- und Forecast-Daten in das zentrale System.
Data & Systems Integration
Anbindung von Oracle ERP für Ist-Daten sowie Einbindung von Data-Warehouse-Strukturen und operativen Datenquellen. Dadurch konnten Finanzdaten mit Informationen aus Vertrieb, Call-Center-Strukturen und weiteren Systemen verbunden werden.
Planning & Forecast Governance
Definition einheitlicher Planungszyklen, Forecast-Versionen, Datenständen, Berechtigungen, lokalen Eingabeprozessen und gruppenseitigen Management-Overlays. Damit konnten lokale Planungen mit zentralen Initiativen und Management-Annahmen verbunden werden.
Performance Management & KPI Logic
Aufbau einer KPI-Logik, die klassische Finanzkennzahlen mit operativen Leistungsdaten kombiniert. Dadurch konnten nicht nur P&L-Informationen, sondern auch operative Treiber wie Produktivität, Pipeline, Kostenstruktur und Performance in die Steuerung einbezogen werden.
Verantwortung & Beitrag
Mein Schwerpunkt lag auf der fachlichen, kaufmännischen und organisatorischen Steuerung des Rollouts im Zusammenspiel zwischen lokalen Gesellschaften, zentraler FP&A-Funktion, Accounting, IT und Management.
Dazu gehörten insbesondere:
- Mitsteuerung des TM1-Rollouts für die verantworteten Länder und Gesellschaften
- Definition fachlicher Anforderungen für Planung, Forecasting, Management Reporting und KPI-Steuerung
- Abstimmung lokaler Anforderungen mit zentralen Reporting- und Steuerungsvorgaben
- Begleitung der Zentralisierung wesentlicher FP&A- und Controlling-Funktionen in die UK-Muttergesellschaft
- Sicherstellung der Verbindung zwischen Accounting-Daten, Planungsdaten und operativen Leistungskennzahlen
- Strukturierung von Forecast-Templates, Planungslogiken, Szenarien und Management-Sichten
- Einbindung von Vertriebs-, Call-Center- und weiteren operativen Daten zur Ableitung belastbarer Finance-KPIs
- Mitgestaltung von Berechtigungs-, Zugriffs- und Reportinglogiken für lokale und gruppenseitige Steuerungsebenen
- Unterstützung bei Change Management, Abstimmung mit lokalen Einheiten und Stabilisierung der neuen Prozesse
Ergebnis & Wirkung
Das Projekt schuf die Grundlage für eine deutlich stärker standardisierte, datengetriebene und gruppenweit vergleichbare FP&A- und Reporting-Struktur.
Wesentliche Effekte waren:
- Einführung einer zentralen TM1-basierten FP&A- und Performance-Management-Plattform
- Harmonisierung von Budget-, Forecast- und Reportingprozessen über 18 Gesellschaften hinweg
- stärkere Vergleichbarkeit von Actuals, Budgets, Forecasts und Management Reports
- reduzierte Abhängigkeit von dezentralen Excel- und Einzellösungen
- bessere Verbindung von Oracle-Istdaten, Planungsdaten und operativen Datenquellen
- Möglichkeit zum Drill-down von Gruppenebene auf Länder, Gesellschaften, Kostenstellen und operative Treiber
- Aufbau belastbarer KPI-Strukturen für Management, Controlling und operative Steuerung
- bessere Transparenz über Produktivität, Kostenstrukturen, Pipeline, Profitabilität und Performance-Treiber
- stärkere Grundlage für Szenarioanalysen, Management Adjustments und gruppenseitige Initiativen
- Zentralisierung und Professionalisierung wesentlicher FP&A-Prozesse in der UK-Muttergesellschaft
Die Wirkung lag damit nicht nur in der Einführung eines neuen Systems, sondern in der strukturellen Verbesserung der Unternehmenssteuerung. Aus heterogenen lokalen Planungs- und Reportingprozessen entstand eine zentrale Plattform, die Finanzdaten, operative Treiber und Management-Annahmen in einer einheitlichen Steuerungslogik zusammenführt.