Projektumfang
- Scope: 12 Länder / Regionen: DE, AT, CH, FR, IT, UK, TR, DK, SE, FI, NO und ZA
- Struktur: 18 Gesellschaften
- Volumen: ca. USD 500 Mio. Umsatzvolumen
- Ausgangsstruktur: ca. 60 lokale Finance-FTE in dezentralen Accounting- und F&A-Strukturen
- Zielstruktur: Financial Shared Service Center in UK mit deutlich schlankerem, zentralisiertem Accounting Operating Model
- Fokus: Accounting Operations, AP, AR, P2P, O2C, Banking, Intercompany, Balance Sheet Reconciliations, Closing Calendar, Fast Close, Cash Flow Planning, Balance Sheet Forecasting, Internal Controls und Governance
Ausgangslage
Die europäische Finance-Organisation war historisch dezentral gewachsen. In den einzelnen Ländergesellschaften bestanden eigene Accounting-Teams, lokale Buchungslogiken, unterschiedliche Closing-Prozesse und abweichende Verantwortlichkeiten für wiederkehrende F&A-Aktivitäten.
Neben klassischen Accounting-Prozessen wie AP, AR, P2P und O2C lagen auch Banking, Intercompany-Abstimmungen, Balance Sheet Reconciliations, Closing Support, Cashflow-Planung und lokale Abschlussanforderungen weitgehend in den Ländern.
Gleichzeitig mussten die Anforderungen der US-Konzernzentrale mit lokalen Accounting-, Steuer- und Compliance-Anforderungen verbunden werden. Dafür war eine einheitliche globale Konten- und Ledger-Struktur erforderlich: ein Global Chart of Accounts als konzernweite Grundlage, ein General Ledger für US-GAAP-Anforderungen und Secondary Ledger für lokale GAAP-Anforderungen.
Komplexität
Die zentrale Herausforderung bestand darin, Organisation, Prozesse, Kontenlogik und Verantwortlichkeiten gleichzeitig neu auszurichten — ohne Abschlussfähigkeit, operative Stabilität oder lokale Compliance zu gefährden.
Besonders anspruchsvoll waren:
- Überführung wesentlicher lokaler Accounting- und F&A-Funktionen in ein zentrales FSSC-Modell
- Aufbau zentraler Prozessbereiche für AP, AR, P2P, O2C, Banking, Intercompany und Reconciliations
- Einführung eines Global Chart of Accounts als Grundlage für einheitliche Buchungs- und Reportinglogiken
- länderspezifisches Mapping lokaler Anforderungen auf globale Konten- und Ledger-Strukturen
- Abbildung von US-GAAP und lokalen GAAP-Anforderungen über General Ledger und Secondary Ledger
- Sicherstellung lokaler Abschluss-, Steuer- und Compliance-Anforderungen trotz Zentralisierung
- Definition von Closing Calendar, Ledger-Cutoffs, Fast-Close-Abläufen und Übergabepunkten
- Einbindung von Balance Sheet Forecasting, Cash Flow Planning, Reporting und Konsolidierung
- Stabilisierung der neuen Struktur während Transition, Parallelbetrieb und Aufbauphase
In einzelnen Spezialbereichen blieben lokale Schnittstellen erhalten, wenn fachliche Nähe oder lokale Besonderheiten zwingend erforderlich waren. Der überwiegende Teil der wiederkehrenden Accounting- und F&A-Aktivitäten wurde jedoch in die zentrale Zielstruktur überführt.
Umsetzung
Das Programm wurde als Neuausrichtung des europäischen Accounting Operating Models umgesetzt. Ziel war nicht nur die Verlagerung operativer Aufgaben, sondern der Aufbau einer standardisierten, skalierbaren und kontrollierbaren F&A-Struktur.
Die Umsetzung erfolgte entlang mehrerer Workstreams:
Target Operating Model
Definition der künftigen Struktur zwischen lokalen Einheiten, Financial Shared Service Center und US-Konzernzentrale. Dazu gehörten Rollen, Verantwortlichkeiten, Eskalationswege und Übergabepunkte.
Process Transition
Überführung wiederkehrender Accounting-Prozesse in zentrale Prozessbereiche des FSSC, insbesondere AP, AR, P2P, O2C, Banking, Intercompany und Balance Sheet Reconciliations.
Global Chart of Accounts & Ledger Structure
Einführung und operative Anwendung eines Global Chart of Accounts inklusive länderspezifischer Mappings, US-GAAP-Anforderungen im General Ledger und lokaler GAAP-Anforderungen über Secondary Ledger.
Closing & Control Governance
Aufbau einheitlicher Closing-Strukturen mit Closing Calendar, Ledger-Cutoffs, Fast-Close-Logik, Balance Sheet Reconciliations, Kontrollpunkten und klaren Verantwortlichkeiten.
Planning & Reporting Interfaces
Anbindung der neuen Accounting-Struktur an Cashflow-Planung, Balance Sheet Forecasting, Management Reporting und Konsolidierung.
Verantwortung & Beitrag
Mein Schwerpunkt lag auf der kaufmännischen und organisatorischen Steuerung der europäischen Accounting-Transformation.
Dazu gehörten insbesondere:
- Steuerung der Transition wesentlicher F&A-Funktionen aus 18 Gesellschaften in das UK Shared Service Center
- Mitgestaltung des zukünftigen Accounting Operating Models
- Abstimmung zwischen lokalen Einheiten, FSSC, Fachbereichen und US-Konzernzentrale
- Sicherstellung, dass lokale Accounting-, Steuer- und Compliance-Anforderungen im zentralisierten Modell abgebildet wurden
- Begleitung der Einführung des Global Chart of Accounts und der neuen Ledger-Struktur
- Strukturierung von Verantwortlichkeiten, Übergabemodellen, Governance- und Kontrollpunkten
- Einbindung von Banking, Intercompany, Reconciliations, Closing, Cashflow-Planung und Balance Sheet Forecasting in das Zielmodell
- Stabilisierung der neuen Strukturen während Transition, Parallelbetrieb und Aufbauphase
Ergebnis & Wirkung
Das Programm schuf die Grundlage für ein deutlich schlankeres, standardisierteres und besser steuerbares europäisches Accounting Operating Model.
Wesentliche Effekte waren:
- Zentralisierung wesentlicher Accounting- und F&A-Prozesse über 18 Gesellschaften hinweg
- deutliche Reduktion lokaler Finance-Komplexität und lokaler Doppelstrukturen
- Aufbau zentraler Prozessverantwortung für AP, AR, P2P, O2C, Banking, Intercompany und Reconciliations
- einheitlichere Buchungslogik durch Global Chart of Accounts und abgestimmte Ledger-Strukturen
- stabilere Closing-Strukturen durch Closing Calendar, Ledger-Cutoffs und Fast-Close-Governance
- bessere Balance-Sheet-Transparenz durch standardisierte Reconciliation- und Forecast-Prozesse
- verbesserte Governance zwischen lokalen Einheiten, FSSC und US-Konzernzentrale
- stärkere Grundlage für Cashflow-Planung, Konsolidierung, Reporting und weitere Automatisierung
- mittelfristig deutlich schlankerer lokaler Finance-Footprint durch Zentralisierung wiederkehrender Accounting-Aktivitäten
Die Wirkung lag damit nicht nur in einer effizienteren Bearbeitung wiederkehrender Prozesse, sondern vor allem in einer strukturellen Verbesserung der europäischen Finance-Organisation: klarere Verantwortlichkeiten, bessere Vergleichbarkeit, höhere Skalierbarkeit und eine belastbarere Grundlage für internationale Steuerung.